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Die sechs Phasen zum Unternehmer mit guter Finanzbuchhaltung.
Finanzbuchhaltung kostet viel Zeit – vielen zu viel. Sie können die kostbare Ressource Zeit viel besser verwenden, wenn Sie einem Plan folgen. Eine gute Strukturierung kommt dem Erfolg Ihres Unternehmens zu Gute.

(Lesedauer: 10 Minuten)

Phase 1: Prozesse straffen — und Zeit zurückgewinnen

Sie haben Ihr Unternehmen gegründet und merken, dass es etwas gibt, von dem Sie nie genug in Ihr Geschäft investieren können: Zeit. Falsch investierte Zeit ist unwiederbringlich verloren. Wer Zeit falsch einteilt, verliert nicht nur Geld, sondern Sie verschwenden Ressourcen und Energie Ihrer Mitarbeiter.

„Am Anfang müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhält und über die richtige Infrastruktur verfügt. Das ist die Basis, auf der Sie mit Ihren ersten Projekten beginnen können,“ sagt Jorge Gonzales von Britain and Latin America Logistics. „Auf diese Weise machen Mitarbeiter wie Kunden positive Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen, und das sorgt für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung.“

Wie können Sie als Unternehmer also diese wertvolle Investition nutzen? Es gibt mehrere Möglichkeiten, die kleine Anstrengungen erfordern, um die Kontrolle zu behalten. Es sind Maßnahmen, die Ihnen durch das Gefühl der Machtlosigkeit helfen.

Gewinnen Sie endlich wieder die Kontrolle über Ihre Zeit!

Sorgen Sie dafür, dass jede Arbeitsstunde, egal ob Ihre oder die Ihrer Mitarbeiter, immer bestmöglich genutzt wird.

Wenn Sie wissen, wie viel Umsatz Sie mit jeder einzelnen Tätigkeit erzielen, wenden Sie weniger Geld und Ressourcen für das Falsche auf. Protokollieren Sie sämtliche alltäglichen Arbeitsabläufe in einer Excel-Tabelle, inklusive wie viel Zeit Sie oder Ihre Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben benötigen und welchen Umsatz Sie damit erzielen.
Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Zeit und die Ressourcen Ihres Unternehmens effizienter einsetzen.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste.

Bevor Sie sich über jedes kleine Detail eines Projektes Ihren Kopf zerbrechen, sollten Sie eine To – Do Liste erstellen.

Eine sinnvolle To-Do-Liste zu erstellen ist kein Hexenwerk! Notieren Sie einfach die wichtigsten Aufgaben für jedes Projekt in übersichtlicher Form, z. B. „Anruf Laura wegen Umsatzbericht“.

Kleine Dinge erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag und befreien Ihren Kopf von überflüssigen Aufgaben.

Legen Sie Ihren Fokus auf das Wesentliche.

Sie sollten Ihre Zeit besser für wichtige oder dringende Aufgaben nutzen statt für etwas, das wenig zum Unternehmenswert beiträgt.

Gehen Sie Ihre To-Do-Listen erneut durch und achten Sie darauf, welche Aufgaben Ihnen sofort ins Auge fallen.

Sie arbeiten effizienter, wenn Sie sich jeweils auf nur einen Punkt auf Ihrer Liste konzentrieren. Selbstverständlich benötigen unerwartete Ereignisse manchmal Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Ziel sollte jedoch sein, die To-Do-Liste systematisch abzuarbeiten.

Erledigen, Delegieren, Verschieben.

Erledigen Sie Aufgaben, die Ihre kognitiven Fähigkeiten auf sinnvolle Weise nutzen und Ihr Unternehmen voranbringen.
Delegieren Sie zeitraubende Aufgaben an andere, um Ihre eigene Zeit und die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter auf effizientere Weise zu nutzen.
Verschieben Sie Aufgaben, um Unwichtiges erst später mit ausreichend Zeit, Energie und Ressourcen zu bearbeiten.

Mit Hilfe dieser einfachen Schritte gewinnen Sie Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität und können sich auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren.

Machen Sie regelmäßige Pausen. Schalten Sie ab.

Wer sich zu viel aufhalst, schadet der eigenen Gesundheit und dem Unternehmen genauso wie jemand, der nicht genug tut. Planen Sie Pausen ein und verbringen Sie Zeit außerhalb des Büros. Andernfalls wird Ihnen der hohe Arbeitsaufwand bald zu viel werden, worunter Ihre Produktivität und Ihr Erfolgsgefühl leiden werden.

Wichtige Ressourcen für Geschäftsleute mit wenig Zeit:

Fünf sinnvolle (und erschwingliche) Ressourcen für die Erstellung Ihrer To-Do-Liste:
  • Wunderlist: Eine kostengünstige, cloudbasierte App speziell für Einzelunternehmer und kleine Teams.
  • Trello: Ein leistungsfähiges Tool für eine produktive Zusammenarbeit im Team.
  • Outlook: Die To-Do-Liste direkt in Ihrem E-Mail-Programm.
  • Papier und Stift (der Prozess ist schließlich wichtiger als das Werkzeug).
  • do: Ein weiteres leistungsfähiges Produktivitätstool für die Zusammenarbeit im Team.

So macht sich der Erfolg der Phase sichtbar.

Wenn Sie die erste Phase erfolgreich umgesetzt haben, bemerken Sie sofort, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, und was nicht. Auch sind Sie sich darüber im Klaren, wer wann was tut.

Sie haben auch die Zeit im Griff! Sie und Ihr Team erledigen alle Aufgaben, ohne überflüssige Überstunden zu machen.

Phase 2: Kontrolle behalten.

Am Anfang schaffen Sie es noch, für sämtliche Bereiche Ihres Unternehmens selbst zuständig zu sein. Doch gerade in der Wachstumsphase können Sie nicht jeden Bereich Ihres Unternehmens kontrollieren.

Als Unternehmer haben Sie zu viele einzelne, und gleichwertig wichtige Bereiche, um sich alleine darum kümmern zu können. Auch gibt es in Ihrem Team bestimmt jemanden, der sich mit einem Bereich sehr gut auskennt.

Schließlich haben Sie Ihre Mitarbeiter eingestellt, damit alle ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf das konzentrieren können, was ihre Fähigkeiten am besten ausnutzt.

Ihr Team braucht natürlich trotzdem Führung. Definieren Sie Leistungsziele für jeden zentralen Bereich, mit denen Sie Ihr Unternehmen leiten, ohne sich in Einzelheiten zu verlieren.

Diese Ziele sind:

Spezifisch.

Anstatt sich allgemeine Ziele zu setzen, entscheiden Sie, was Sie genau erreichen möchten. Möchten Sie den Umsatz steigern oder Kosten sparen? Beides zur gleichen Zeit zu versuchen, könnte verheerend sein.

Messbar.

Wenn Sie den Umsatz steigern oder Kosten sparen möchten, setzen Sie sich dafür konkrete Ziele, die Sie anhand Ihrer Finanzdaten nachverfolgen können. Beschließen Sie beispielsweise, die Kosten um 10 % zu senken oder den Umsatz um 10 % zu steigern.

Ausführbar.

Es muss Wege geben, um Ihr Ziel zu erreichen. Ist Ihr Ziel die Umsatzsteigerung, erwägen Sie Zusatzverkäufe Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Schließen Sie diese Maßnahme in die Zielsetzung ein.

Realistisch.

Mit einem ehrgeizigen Ziel kann Ihr Team über sich hinauswachsen, ein realistisches Ziel beruht hingegen auf bisherigen Leistungen.

Terminiert.

Legen Sie einen Termin fest, bis zu dem Ihre Ziele erreicht sein müssen, und aktualisieren Sie Ihren Businessplan entsprechend. Quartalsziele haben sich bewährt, da sie absehbar sind und nicht unerreichbar wirken. Sie lassen sich gemeinsam mit Ihrem Quartalsfinanzbericht überprüfen.

Beurteilbar.

Überprüfen Sie Ihre Leistungsziele am Ende des Quartals. Wie nah sind Sie Ihren Vorgaben gekommen? Nutzen Sie hierfür aktuelle Finanzdaten und das spezifische Feedback des Teams.

Anpassbar.

Nachdem Sie Ihren Fortschritt überprüft haben, passen Sie Ihr Ziel für das nächste Quartal entsprechend an. Sie sollten auch Ihre Teammitglieder über Änderungen Ihrer Leistungsziele informieren, damit sie sich auf die für Ihren Geschäftserfolg wichtigsten Aspekte konzentrieren können.

So zeigt sich der Erfolg von Phase 2.

Sie haben Leistungsziele gesetzt, auf die Ihre wichtigen Teams im Unternehmen hinarbeiten. Sie müssen nicht direkt in jedem Unternehmensbereich aktiv sein, denn durch Ihre Führung lenken Sie die Arbeit Ihrer Teams! Sie überprüfen regelmäßig den Erfolg Ihres Unternehmens beim Erreichen der gesetzten Ziele und passen die Geschäftsstrategie bei Bedarf an.

Phase 3: Zahlungspflichten erfüllen — und zwar pünktlich!

In einer Studie von Sage gab ein Drittel der Arbeitnehmer an, dass sie sich nach einer neuen Stelle umsehen würden, wenn es bei ihrer Gehaltszahlung zu Fehlern oder Verzögerungen käme.

Ihre Mitarbeiter sind das Herz Ihres Unternehmens und erwarten, dass ihre Gehälter jeden Monat pünktlich gezahlt werden. Verzögerungen bei der Gehaltszahlung wirken sich nicht nur auf die Arbeitsmoral aus, sie können auch die finanzielle Stabilität (und den Ruf) Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

Sorgen Sie für fehlerfreie und rechtskonforme Lohnabrechnung.

Wieder beim Thema Zeit. Nehmen Sie sich diese, um Ihre Mitarbeiterdaten korrekt im Lohnsystem zu erfassen. Dazu gehören das Einstellungsdatum, die aktuelle Adresse, das Geburtsdatum usw. Flüchtigkeitsfehler könnten erhebliche Probleme verursachen.

Überlegen Sie sich im Voraus, wann Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen wollen und informieren Sie sie über den Gehaltstermin. Ihre Mitarbeiterdaten müssen korrekt sein, damit die Gehaltszahlung stimmt und auch die Steuern rechtzeitig abgeführt werden.

Keine Sorge: Das klingt schwieriger, als es ist. Eine professionelle Lohnabrechnungslösung berechnet die Gehälter, kümmert sich um die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen und spart Ihnen damit jede Menge Zeit bei der Gehaltszahlung

Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Regelungen.

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen leiten, müssen Sie stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Regelungen bleiben.

Auch wenn Sie nicht jedes Detail wissen müssen, lohnt es sich, mit Änderungen bezüglich Zuschlägen oder Steuern Schritt zu halten und den Rat von Experten einzuholen. Die gute Nachricht: Eine moderne Lohnabrechnungslösung vereinfacht Ihre Gehaltszahlung und sorgt dafür, dass Sie dabei stets die aktuellen Gesetzesvorschriften einhalten.

Bezahlen Sie auch Ihre(n) Lieferanten pünktlich.

Unabhängig von Ihrer Branche möchten Ihre Lieferanten und Auftragsnehmer bezahlt werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Häufigkeit der Lieferantenzahlungen und erwägen Sie Raten-/ Abschlagszahlungen oder flexiblere Zahlungsbedingungen.

Anrufe von falsch  bezahlten oder nicht  bezahlten Lieferanten sind eine unnötige Last, auf die Sie verzichten können!

Behalten Sie Ihre Deadlines im Auge.

Richten Sie ein gutes System ein, das Sie rechtzeitig warnt, wenn wichtige Termine anstehen, die bestimmte Aktionen erfordern. Bei ausreichend Vorlauf haben Sie damit auch Zeit, eventuelle Probleme zu beseitigen.

Pflegen Sie Ihre Lieferantenbeziehungen!

Sie wissen selbst, dass Zahlungsverzögerungen unangenehme Folgen mit sich bringen können. Deshalb sollten Sie auch Ihre Zahlungsverpflichtungen an Lieferanten rechtzeitig begleichen.

Wenn Sie Zahlungsfristen nicht einhalten, schaden Sie nicht nur dem Geschäft Ihrer Lieferanten, sondern auch Ihrer Lieferantenbeziehung. Ihr Ruf als fairer, verantwortungsbewusster Kunde dient zu Ihrem Vorteil, wenn die nächsten Preisverhandlungen anstehen oder Sie sehr kurzfristig Ware bestellen müssen.

Anzeichen, dass Sie Phase 3 erfolgreich umsetzen.

Sie haben mit Ihren Lieferanten Bedingungen ausgehandelt, die Sie problemlos einhalten können. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen sich um pünktliche Zahlungen sorgen. Sie sind sicher, dass Ihre Gehaltsabrechnung fehlerfrei und rechtskonform ist.

Phase 4: Den Cashflow im Blick behalten!

Ohne eine gesunde Liquidität kann kein Unternehmen langfristig überleben.

  1. Eine gute Zahlungsmoral ist die Grundlage Ihres Geschäftserfolgs. Die Zahlungseingänge müssen die Zahlungsausgänge übersteigen, und sie müssen pünktlich eingehen, damit Lieferanten und Material bezahlt werden können.

Haben Sie einen Kunden, der noch nicht gezahlt hat?

Eine gute Zahlungsmoral Ihrer Kunden ist die Grundlage für die Kontrolle über Ihre Finanzen. Was also sollten Sie tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Überprüfen Sie die Fakten (und Ihre Zahlungsbedingungen).

Kontaktieren Sie säumige Kunden oder Auftraggeber erst, nachdem Sie die Fakten und Zahlungsbedingungen noch einmal überprüft haben. Wenn Sie bei den Einzelheiten danebenliegen, verlieren Sie an Glaubwürdigkeit, und der Kunde wird Sie eher ignorieren.

Setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter in Verbindung, der Ihnen den Auftrag erteilt hat.

Es fällt viel schwerer, jemanden abzuwimmeln, den man schon persönlich kennt. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner, ob dieser direkt mit der Finanzabteilung oder dem Chef reden kann.

Melden Sie sich regelmäßig per Telefon, schlagen Sie ein Treffen vor und bleiben Sie hartnäckig. Auch sollten Sie Außenstände schriftlich anmahnen und dabei deutlich machen, dass die Zahlungsfrist überschritten ist.

Beim Kontakt mit der Buchhaltungsabteilung des Kunden sollten Sie herausfinden, wer für Sie zuständig ist.

Adressieren Sie den Mitarbeiter mit Namen und finden Sie den Grund für die Verzögerung heraus. Behandeln Sie alle Kontaktpersonen mit Respekt, einschließlich der Aushilfskraft. Es zahlt sich aus.

Teilen Sie dem Kunden Ihre Erwartungen mit.

Sorgen Sie dafür, dass der Kunde Ihren Standpunkt versteht. Erklären Sie, dass Sie vor 30 Tagen Ihre Rechnung geschickt haben, der Betrag überfällig ist und dass Sie die Zahlung bis Ende der Woche erwarten. Manche Kunden sortieren Ihre Rechnung ganz unten im Stapel ein, wenn sie den Eindruck haben, dass Sie sich das gefallen lassen.

Sprechen Sie mit diesen Kunden ruhig, aber hartnäckig, und sagen Sie deutlich, wann Sie die Zahlung erwarten.

So macht sich der Erfolg von Phase 4 sichtbar.

Sie wissen genau, mit welchem Umsatz Ihr Unternehmen in den nächsten 6 bis 12 Monaten rechnen kann. Sie wissen auch, welche Ausgaben in den nächsten 6 bis 12 Monaten anstehen. Und Sie sind zuversichtlich, was die EÜR/Bilanz Ihres Unternehmens angeht.

Phase 5: Immer auf dem Laufenden: Modernes Business-Management!

Durch die Speicherung von Informationen am zentralen Server bzw. in der Cloud sind Ihre Daten geschützt, Änderungen leichter nachvollziehbar und die Fehlervermeidung wird vereinfacht. Sie haben stets Zugriff auf Ihre Finanzdaten und können Kundendaten und Auftragsdetails jederzeit vor Ihrem nächsten Meeting einsehen.

Auch Ihr Team kann bei der Arbeit von zuhause aus jederzeit darauf zugreifen.

Wechseln Sie zu einer Cloud Lösung.

Der Wechsel auf eine Cloud-Lösung für das Datenmanagement ist für junge, wachsende Unternehmen relativ einfach. Außer in sehr komplexen Situationen können Sie einfach mit dem Datenmanagement in der Cloud beginnen.

Nach wenigen Handgriffen können Sie eine Excel-Tabelle mit Ihren Kunden, Lieferanten, Bestandsangaben und Hauptbuchkonten ganz einfach in die cloudbasierte Buchhaltungslösung importieren.

Natürlich kann auch Ihre Buchhaltung die Daten in die Cloud hochladen. Anschließend sollten Sie und Ihr Team sich etwas Zeit nehmen, um sich mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Die Migration Ihrer Finanzdaten in die Cloud kostet weder viel Zeit noch Geld, und Sie brauchen sich keine Gedanken mehr um Speicherkapazität, Sicherheit oder Software-Upgrades zu machen. Jeder professionelle Cloud-Service erledigt all das automatisch.

Und das Beste ist: Dank der Cloud haben Sie ihr Büro immer überall zur Hand. Sie und Ihre Mitarbeiter können auf sie jederzeit über mobile Endgeräte zugreifen.

Die Leistung der Cloud

Excel-Tabellen werden in Unternehmen jeder Größe genutzt. Sie sind ein wichtiges geschäftliches Tool für die Bearbeitung von Finanzdaten, aber haben ihre Grenzen. Mit der Cloud sparen Sie täglich viele Stunden, die Sie besser für Ihre Projekte und ein schnelleres Unternehmenswachstum einsetzen können.

Anzeichen, dass sie Phase 5 erfolgreich umsetzen.

Sie und Ihr Team können an wichtigen Projekten von jedem Ort aus arbeiten. Schlüsselpersonen in Ihrem Team können gemeinsam auf die aktuellen Finanzdaten zugreifen. Auch wenn es hektisch zugeht, können Sie die aktuellen Finanzdaten jederzeit und von überall einsehen.

Phase 6: Weiter mit Vision: Alle Zahlen im Blick

Wie eine weltweite Studie von Sage ergeben hat, benötigen kleine und mittelständige Unternehmen im Durchschnitt 1,5 Stunden für das Projektreporting.

Es wird umso komplizierter, je weniger Zugangspunkte Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen haben und je unvollständiger die Daten sind, auf die sie zugreifen. Aus mehreren Apps, Produkten und Tabellen erstellte Berichte sind nur für einen bestimmten Zeitpunkt aktuell und müssen fortwährend synchronisiert werden.

Eine erfolgreiche Finanzbuchhaltung bedeutet nicht, dass Ihr Team Stunden für mühsame Umsatzprognosen aufwenden muss, sondern, dass Sie die wichtigsten Finanzdaten immer im Blick haben.

Überprüfen Sie also, wie gut Ihr Team zusammenarbeitet und ob alle Teammitglieder die nötigen Tools zur Verfügung haben, um Finanzdaten in Echtzeit auszutauschen. So gehen Ihnen keine wichtigen Informationen verloren und Sie müssen nicht jedes Mal von vorne anfangen, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Sicherung des zukünftigen Wachstums

Kennen Sie die 80-20-Regel und deren Bedeutung für Ihr Unternehmenswachstum?

Die meisten Unternehmen erzielen 80 % ihres Umsatzes durch lediglich 20 Prozent ihrer Kunden. Ein bekannter Bericht von Bain & Co, der von der Harvard Business School veröffentlicht wurde, zeigt, dass Unternehmen 25 % bis 95 % mehr Gewinn erzielen können, indem Sie Ihre Kundenbindungsrate um 5 % erhöhen.

Es empfiehlt sich also, Finanzberichte zu nutzen, um Ihre rentabelsten Kunden zu identifizieren. Diese Kunden bilden die Basis Ihres zukünftigen Unternehmenswachstums durch weitere Aufträge und Empfehlungen an andere.

Konzentrieren Sie sich darauf, die Beziehung zu diesen Kunden zu pflegen und ihnen einen hervorragenden Service zu bieten. Wenn Sie die gemeinsamen Eigenschaften dieser Kunden kennen, können Sie vergleichbare potentielle Kunden identifizieren und gezielt ansprechen.

Der Überblick über Ihre Finanzdaten hilft Ihnen auch, vorausschauend zu planen.
Warten Sie nicht, bis ein Kunde eine für Ihr Unternehmen entscheidende Bestellung aufgibt, nur um dann festzustellen, dass Sie diese nicht erfüllen können. Zur Erweiterung Ihres Unternehmens müssen Sie womöglich in neue Mitarbeiter, Prozesse, Materialien oder Maschinen investieren.

Falls Ihre Maschinen veraltet sind, sollten Sie sich fragen, ob Sie einen Ersatz oder eine Nachrüstung finanzieren können. Diese Entscheidung können Sie leichter treffen, wenn Sie Ihre aktuelle Bilanz kennen. Ihren Finanzbedarf überblicken Sie, wenn Sie Ihren Geschäftszyklus und Cashflow genau verstehen, was inzwischen kein Problem mehr für Sie darstellen sollte. Durch den genauen Einblick in Ihre finanzielle Situation ermitteln Sie Ihr Umlaufvermögen und den Kapitalbedarf für eine mögliche Erweiterung.

Erfolgsmessung.

Bei der Erfolgsmessung geht es nicht nur darum, den Umsatz im Blick zu behalten, sondern um die Leistung Ihres gesamten Unternehmens.

Bei der Erfolgsmessung geht es darum, Ihren Businessplan regelmäßig zu überprüfen und Ihre Fortschritte mit den angestrebten Leistungszielen zu vergleichen. Es gilt für Sie herauszufinden, was Ihnen zum Erfolg verhilft und was nicht funktioniert, und dann Ihr Unternehmen entsprechend danach auszurichten.

Um den Erfolg Ihres Unternehmens zu gewährleisten sollten Sie das Feedback Ihrer Kunden dazu verwenden, Verbesserungen von Produkten und Leistungen zu fördern. Sie müssen auch Ihre Wettbewerber im Auge behalten und sich an deren Erfolgen messen. Zu guter Letzt geht es darum, die Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen.

Anzeichen dafür, dass Sie Phase 6 erfolgreich gemeistert haben.

Ganz gleich, wie schnell Ihr Unternehmen wächst, Sie kennen Ihre aktuellen Finanzdaten und handeln entsprechend. Sie sind in der Lage, den Wert jeder geschäftlichen Aktivität zu messen und nachzuverfolgen. Sie kennen den Kapitalbedarf Ihres Unternehmens für eine Erweiterung und haben einen Plan zur Kapitalbeschaffung.

Zum Abschluss…

Für Unternehmen jeder Größe und in jeder Entwicklungsphase gilt: Mit der richtigen Technik ist vieles leichter.

Wir helfen Ihrem Unternehmen dabei, von Anfang an die Finanzen zu meistern. Wir helfen Ihnen, eine einfache, kostengünstige Buchhaltungslösung von Sage einzusetzen.

Mit einer intuitiven, kosteneffizienten Buchhaltungslösung geben Sie Ihren Mitarbeitern die Tools an die Hand, um die richtigen Prioritäten zu setzen und alle Geschäftsprozesse in Echtzeit zu erfassen.

Janina Zaminer

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