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zwei Damen und ein Herr stehen vor einem geöffneten Laptop. Während der Mann seinen Blick auf den Bildschirm gerichtet ha, hört die eine Dame der anderen zu, die etwas zu erzählen scheint.

Der Erfolgsfaktor Warenwirtschaft

Um am Markt im Rennen zu bleiben, wird es für Betriebe immer wichtiger, Arbeitsprozesse zu optimieren und Kosten einzusparen. Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems können Handelsprozesse automatisiert und somit alle Bereiche eines Betriebes entlastet werden. Gerade in den Bereichen Logistik und Handel sind Warenwirtschaftssysteme wichtig, um einen Wettbewerbsvorteil zu haben.

(Lesedauer: 6 Minuten)

Tabellen und Insellösungen verursachen Probleme

In der Gründungsphase kann es so wirken, als wäre Prozessoptimierung ein Klacks – jedoch handelt es sich hier um eine komplexe Aufgabe. Schließlich lassen sich erste Bestellungen noch ganz einfach in einer Excel-Tabelle verwalten. Jedoch werden Tabellen schnell unübersichtlich, was Raum für Fehler in den Datensätzen bietet.

Und auch Insellösungen sind problematisch – selbst, wenn sie für ein Einsatzgebiet passend entwickelt wurden. Ein Programm für die Lagerverwaltung, ein weiteres für die Verarbeitung von Bestellungen und letztlich noch eines für die Buchhaltung – das bedeutet einen Mehraufwand in der Abstimmung, denn normalerweise sollte jede Abteilung wissen, was in den anderen Bereichen passiert.

Ganz gleich, ob Excel-Tabellen oder eine Vielzahl an Insellösungen – die Probleme bleiben dieselben: Der Überblick über die Gesamtsituation geht verloren. Daraus resultieren überflüssige Verzögerungen, unzufriedene Kunden und zu guter Letzt auch finanzielle Einbußen.

Der Retter in Not heißt Warenwirtschaftssystem

In einem Warenwirtschaftssystem ist es Unternehmen möglich, alle relevanten betrieblichen Abläufe zentral an einem Ort abzubilden und zu erledigen. Von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung, vom Einkauf bis zum Versand: In einem Warenwirtschaftssystem wird der komplette Warenstrom im Betrieb abgebildet.

Warenwirtschaft – was ist das?

Unter einem Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft (kurz: WaWi) genannt, ist ein computergestütztes Verfahren zu verstehen, das zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten dient. Hierdurch wird der Warenfluss gesteuert.

Schon lange sind solche Systeme nicht mehr nur in großen Betrieben aufzufinden, sondern verstärkt auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Was sind die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem?

Welche Anforderungen ein Warenwirtschaftssystem erfüllen sollte, leitet sich unmittelbar aus der Zielsetzung ab. Neben der Dokumentation physischer Warenströme und Warenbestände nimmt die Informationsfunktion einen immer relevanteren Stellenwert ein. Grundsätzlich werden an die vom Warenwirtschaftssystem bereitgestellten Informationen folgende Anforderungen gestellt:

  • Die Aktualität ist wichtig, um kurzfristige Reaktionen möglich zu machen.
  • Um Erfolge und Misserfolge innerhalb eines Unternehmens zu erkennen, müssen Informationen genau sein.
  • Sie müssen immer verfügbar sein.
  • Um kurzfristige und individuelle Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen, müssen Informationen beliebig verdichtet und aufbereitet werden können.

Darüber hinaus sollte es einfach und unkompliziert sein, das System an eine Buchhaltungssoftware anzubinden.

Das sind die entscheidenden Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem bietet zahlreiche positive Effekte für Unternehmen. Diese lassen sich im Wesentlichen auf die drei folgenden Grundvorteile herunterbrechen:

Transparenz

Werden alle wichtigen Prozesse in einem System verwaltet, behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über die aktuelle Lage. Wer bestellt was? Welche Artikel sind noch auf Lager? Was muss nachbestellt werden? Wo gibt es Engpässe? Nutzen Betriebe ein Warenwirtschaftssystem, haben sie auf all diese Fragen eine Antwort parat – und das sofort.

Dank der Transparenz eines zuverlässigen Warenwirtschaftssystems können Unternehmen jederzeit planvoll und zielgerichtet agieren.

Effizienz

Aus der Transparenz ergibt sich ein weiterer entscheidender Grundvorteil: Gesteigerte Effizienz. Wenn Unternehmen den Betriebsalltag immer im Blick haben, kann man schneller reagieren. So können auch zeitfressende Arbeitsschritte optimiert werden. Gesteigerte Effizienz ist die natürliche Folge.

Wachstum

Im weiteren Schritt führt eine gesteigerte Effizienz zu Wachstum: Wenn Betriebe vormals gebundene Unternehmensressourcen freisetzen, können diese Ressourcen für andere Zwecke genutzt werden. Neu gewonnene Energie kann für produktive Tätigkeiten verwendet werden, statt Mängel, Fehler und Probleme zu verwalten. So können Unternehmen ihre Erfolge weiter ausbauen – und damit auch den Umsatz steigern.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen:

  • Geschlossen = alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben – von Einkauf, Vertrieb, Produktion bis hin zum Lager – innerhalb des Unternehmens werden von einem einzigen System abgedeckt
  • Offen = mindestens eine der Funktionen wird durch ein anderes System abgedeckt – das kann dann durch Schnittstellen angebunden werden
  • Integriert = hier sind alle oben genannten Module vorhanden und zusätzlich noch Verbindungen nach außen, also beispielsweise zu Banken, Lieferanten, Marktforschungsinstitute, etc.

 

Konkrete Effekte im Firmenalltag

Verkauf und Lager

Ohne Warenwirtschafssystem hat die Verkaufsabteilung eines Unternehmens keine Ahnung davon, was im Lager vor sich geht. Geht eine Bestellung ein, muss ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb dort zunächst anrufen und mit einem Kollegen klären, ob der gewünschte Artikel überhaupt vorrätig ist. Sollte dann auch noch kein Software-System im Lager vorhanden sein, muss der besagte Lagermitarbeiter losrennen und das entsprechende Regal checken – wenn dieser überhaupt weiß, wo der zu findende Artikel gelagert ist.

Mit einem Warenwirtschaftssystem sind die angesprochenen Umwege nicht mehr vorhanden. Der Mitarbeiter aus dem Vertrieb wirft einen Blick ins System und weiß, ob ein Artikel lagernd ist oder nicht.

Lager und Einkauf

Ohne Warenwirtschaftssystem gilt für den Einkauf dasselbe wie für den Verkauf: Das Lager ist ein schwarzes Loch, in dem die Waren spurlos verschwinden. Welcher Artikel gerade beliebt ist, lässt sich noch anhand der angeforderten Nachbestellungen erkennen. Jedoch ist auch das ein Problem, denn ohne Überblick kann es zu Engpässen kommen.

Bei den bereits eingestaubten Artikeln greift das Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. Sie fallen höchstens auf, wenn Platz für neue Artikel benötigt wird.

Mit einem Warenwirtschaftssystem kann weder das eine, noch das andere passieren. Das Lager fungiert nicht mehr als schwarzes Loch, sondern als eine einsehbare und berechenbare Einheit. So kann der Einkauf Renner nachbestellen, bevor es zu Engpässen kommt. Und auch die verstaubten Platzhalter in den Regalen sind im Blick, sodass schlechtlaufende Artikel schnell aus dem Sortiment genommen werden können.

Warenwirtschaftssystem als Erfolgsfaktor!

Mit einem Warenwirtschaftssystem können Betriebe praktisch alle wichtigen Prozesse verschlanken, deren Transparenz erhöhen und so den Austausch zwischen den Abteilungen signifikant einfacher gestalten. Einkauf, Lager, Verkauf, Buchhaltung: Jede Abteilung profitiert von Einsatz eines Warenwirtschaftssystems, sowohl für sich allein, als auch im Zusammenspiel – und unterm Strich profitiert das gesamte Unternehmen.

Zusammengefasst lässt sich also sagen: Ist ein Betrieb im Handel tätig, führen die Wege nicht nach Rom, sondern Richtung intelligente Warenwirtschaft. Und das ist noch nicht alles: Mit einem ERP-System können Unternehmen nicht nur den Warenstrom, sondern auch etliche weitere Unternehmensprozesse in einem System zusammenfassen und so noch mehr positive Effekte generieren.

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