Buchhaltung: Cloud oder Server – welche Lösung ist für Sie die richtige?

Mehr denn je sind Daten eines Unternehmens von unermesslichem Wert. Darum ziehen einige Betriebe instinktiv eine lokale Speicherung der Cloud vor. Statt irgendwelchen „Außenseitern“ zu vertrauen, hat man über die eigenen Daten voller Kontrolle – bis etwas schiefgeht.

Heutzutage reicht es nicht mehr aus, die unternehmenseigenen Daten ein paar Servern in einem gesicherten Raum anzuvertrauen. Nur ein System, das selbst dem unwahrscheinlichsten Ernstfall vorbeugt (Stichwort: „Disaster Recovery“), ist ein wirklich sicheres System.

Schließlich ist auch Österreich vor Naturkatastrophen und Stromausfällen nicht gefeit. Schon allein deswegen erwarten Versicherungen, dass Unternehmen ihre Daten nach dem 1-2-3-Prinzip sichern:

• Das erste System dient dem Tagesgeschäft,
• Die anderen zwei Systeme dem Backup, wobei sie katastrophensicher und mindestens 100km voneinander entfernt sein müssen. Man spricht hier von der „Georedundanz“.

Gerade für mittelständische Unternehmen, geschweige Kleinunternehmen, stellt das eine gewichtige Investition dar. Doch nur so ist die ständige Datenverfügbarkeit auch im Ernstfall zu garantieren.

Auch das manuelle Backup beansprucht unnötig viel Zeit, ist kostenintensiv und fehleranfällig. Viele Unternehmen ziehen von ihren Daten wöchentlich eine Kopie, um sie an einem sicheren Ort zu lagern – eine Methode, die Zeiten der Cloud veraltet wirkt.

Da nun alle Unternehmen am Netz hängen, müssen sie ihre Systeme auch dementsprechend vor Angriffen schützen. Die neueste Firewall-Technologie ist hier unabdingbar. Sie erfordert wiederum ein restriktives und doch flexibles Zugangssystem für Mitarbeiter per VPN (Virtual Private Network). Hier kann sich kein Unternehmen eine Schwäche – oder ein System zweiter Wahl – leisten.

Abgesehen davon, müssen Server-Standorte angemietet, die Server selbst gewartet und gegebenenfalls ausgewechselt und eine erhebliche Stromrechnung bezahlt werden.

Kein Wunder, dass selbst größere Firmen sich vermehrt dazu entscheiden, Ihre IT außer Haus zu vergeben oder sich gleich der Cloud anzuvertrauen. Was man auf der Festplatte hat, wirkt auf einmal eben sehr verletzlich.

Die Anforderungen an Datensicherheit sind heute so groß, dass es Sinn macht, renommierte Cloud-Anbieter zu nutzen. Diese haben sich darauf spezialisiert, Daten auf dem höchsten Sicherheitsniveau zu speichern und dabei einen ununterbrochenen, benutzerfreundlichen Zugriff zu bieten – wo immer sich die Mitarbeiter auch befinden.

Nicht nur das: Cloud-Angebote sind flexibel skalierbar – sie wachsen also mit dem Unternehmen, ohne dass in teure Hardware-Upgrades investieren werden muss. Davon abgesehen kann man sich in der Gewissheit wiegen, dass die Technologie immer auf dem neuesten Stand ist.

Auch die kaufmännischen Argumente sind schlagkräftig: im Vergleich zu einer hohen Einmal-Investition sind die monatlichen Abo-Gebühren gerade für kleine Unternehmen viel leichter zu stemmen. Statt Finanzmittel langfristig zu binden und kostbare Zeit darauf zu verwenden, Ihre Datenspeicherung zu verwalten, können Sie sich auf das Wesentliche – Ihr ureigenes Geschäftsfeld und unternehmerisches Wachstum – konzentrieren.

Trotz alledem sollten Sie sich natürlich nicht blindlings dem nächstbesten Anbieter anvertrauen. Hier sind einige Tipps zur Auswahl von Cloud-Services:

• Achten Sie auf den Partner: ist er solvent? Denn geht Ihr Partner pleite, sind Ihre Daten womöglich unwiederbringlich verloren.
• Genießt Ihr Partner in der Branche einen guten Ruf?
• Unterliegt er sowohl österreichischen als auch EU-Datenschutzbestimmungen?
• Gewährleistet er das höchste Sicherheitsniveau, Stichwort: „Katastrophenschutz“, Georedundanz (zwei mindestens 100 km voneinander entfernte Speicherstandorte)?
• Können Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt ohne größere Hindernisse oder Kosten den Partner wechseln?
• Ist das lückenlose Service-Angebot in einem Service-Level-Agreement garantiert?
• Wie ist es um die Geschwindigkeit des Datenzugriffs bestellt?
• Bleiben Sie auch weiterhin Eigentümer Ihrer Daten?

Auch ist es sinnvoll, die „Total Cost of Ownership“ über einen längeren Zeitraum zu bedenken.

Das Thema Cloudtechnologie ist in aller Munde. Die Erleichterungen, die ein flexibler Zugriff auf Informationen, Daten und Dokumente mit sich bringt, ist charmant wie nie. – Genauso wie die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen.

Dennoch muss man sich mit einigen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz auseinandersetzen.

Janina Zaminer übernommen von Sabine Preusser