chargen

Chargenverwaltung.
Chargenverwaltung verschafft produzierenden Unternehmen eine höhere Kontrolle über den gesamten Prozess und unterstützt sie dabei, ihre Produktion und Dokumentation zu optimieren.

(Lesedauer: 5 Minuten)

Was ist Chargenverwaltung?

Chargen werden in der Fertigung von Produkten verwendet und bezeichnen bestimmte Teilmengen eines Materials.

Diese Teilmengen wurden dabei unter den gleichen Bedingungen erzeugt, beschafft, hergestellt oder verpackt. Neben einer durchgängigen Artikel- oder Seriennummer kennzeichnet eine Charge zusätzlich eine Artikeleinheit als individuell festgelegte Menge an Produkten aus einem gemeinsamen Fertigungsauftrag oder -verfahren. Denn für einen Kunden können je Charge Unterschiede entstehen, weil die Produktionsbedingungen und damit Produktmerkmale leicht voneinander abweichen.

Zu den typischen Chargenartikeln zählen daher Keramikartikel wie Fliesen, Teppichböden, Rohstoffe, Lebensmittel oder Medikamente. Zudem müssen die Fertigungsbedingungen für den Kunden, Verbraucher, Lieferanten und das Unternehmen genau nachvollziehbar sein. Mit der Einführung einer Chargennummer lassen sich alle Produkte einer Charge identifizieren. Die Kennzeichnung erfolgt entweder direkt auf den Produkten oder sie wird anderweitig dokumentiert, sodass die Chargennummer in allen Prozessen nachvollziehbar bleibt.

Dies bewirkt für die Bestandsführung jedoch häufig einen erheblichen Mehraufwand. Die Chargenverwaltung ermöglicht es, verschiedene Produktionseinheiten in der Warenwirtschaft getrennt innerhalb eines Artikelbestands zu führen, um bestimmte Bezugs- oder Herstellungsparameter voneinander zu unterscheiden. Mit der Chargenverwaltung lassen sich ähnliche, meist nicht zählbare Artikel verwalten.

Bei Lebensmitteln wird dabei einer Charge ein Mindesthaltbarkeitsdatum zugeordnet. In der Produktion dient die Chargenverwaltung vor allem der Überwachung und Qualitätssicherung. Zudem kann sie die Prozess-Sicherheit verbessern. Hierzu kommen bei chargenpflichtigen Produkten Rückstellmuster zum Einsatz, sodass die gesamte Lieferkette von der Produktion bis zum Händler und Endverbraucher nachvollziehbar bleibt. Zum einen wird die Chargennummer bei allen Lagerbewegungen mitgeführt: beim Wareneingang und Versand an den Kunden; zum anderen enthält eine Charge weitere Merkmale wie das Wareneingangs- oder Mindesthaltbarkeitsdatum.

Was ist Chargenrückverfolgung?

Die Chargenrückverfolgung hat eine besondere Bedeutung in der Lieferkette von chargenpflichtigen.

Weil man einzelne Produkte durch die Vergabe einer Chargenbezeichnung genau einer jeweiligen Charge zuordnen kann, lässt sich auch nachverfolgen, an welcher Stelle der Lieferkette sich das Produkt gerade befindet. Sollten Mängel bei bestimmten Produkten festgestellt werden, lassen sich diese schnell und einfach wieder vom Markt nehmen.

Upstream Tracing

Upstream Tracing steht für die Rückverfolgung der Ware vom Verbraucher zum Erzeuger, einschließlich des Weges über den Händler und seine Lieferanten. So lässt sich rekonstruieren, auf welchen Erzeuger, Herstellungsprozess oder auf welche Produktmerkmale bestimmte Produkte bzw. Chargen zurückzuführen sind und welche Ursachen möglicherweise zu Problemen mit der Ware geführt haben. Hierbei geht es vor allem darum, den Verbraucher bzw. Endkunden vor möglichen Gefahren und Schäden zu schützen.

Downstream Tracing

Das Downstream Tracing bezeichnet demgegenüber die Rückverfolgung von Produkten vom Erzeuger bzw. Hersteller zum Verbraucher. Der Hersteller oder Händler behält so während der gesamten Wertschöpfung den Überblick, wo sich seine Produkte gerade befinden; über die Chargenrückverfolgung kann er entsprechend reagieren. Dadurch ist er nicht nur in der Lage, Schäden vorzubeugen, sondern vermeidet auch eventuelle Ansprüche aus der Produkthaftung. Hierbei kann die Rückverfolgung auch nur einen bestimmten Abschnitt der Lieferkette betreffen und z. B. bis zum Einzelhandel oder weiter bis zum Verbraucher gehen.

Chargenpflicht

Auch wenn Unternehmen grundsätzlich selbst ihre Chargen durch eine Menge an Produkten oder den Produktionszeitraum definieren können, ist die Chargenrückverfolgung in bestimmten Produktbereichen Pflicht und gesetzlich vorgeschrieben: So müssen die meisten Produkte aus dem Pharma- und Lebensmittelhandel, aus dem technischen Handel sowie im Baustoffhandel eindeutig identifizierbar und lückenlos zurückverfolgbar sein. Kommt es außerdem zu Nachlieferungen, stellt man durch die Chargenrückverfolgung sicher, dass Kunden die Produkte wieder aus der gleichen Lieferantencharge erhalten. Durch die Chargen können sie jederzeit nachvollziehen, woher verwendete Produktteile stammen.

Wozu braucht man Chargenverwaltung?

1.    Transparente Lieferung

Eine Chargenverwaltung bietet Klarheit über die Herkunft einer (Teil-) Lieferung und dient dazu, Bestände nach qualitativen Eigenschaften zu differenzieren, die sich jederzeit überblicken lassen. Wenn die Ware von Anfang an eindeutig zugewiesen sowie nachvollziehbar dokumentiert wird und Bestände reibungslos identifiziert werden können, lassen sich sowohl Charge als auch Lieferung klar zuordnen. Ein transparentes Chargenmanagement führt deshalb auch zu mehr Prozess– und Produktsicherheit.

2.    Verbessertes Qualitätsmanagement

Die Chargenverwaltung ist vor allem im Qualitätsmanagement der Fertigung relevant, weil sich darüber Qualitätsmängel erkennen lassen. Das ist insbesondere wichtig, um einzelne Teile zurückzuverfolgen oder wenn fehlerhafte Produkte in den Vertrieb gelangt sind. Ausgewertete Rückverfolgungsdaten können darüber hinaus Optimierungspotenziale in der Lieferkette aufzeigen. Umgekehrt lässt sich durch die Chargenkennzeichnung gegenüber Abnehmern jederzeit Auskunft geben, aus welcher Charge einzelne Waren geliefert wurden.

In der Lebensmittel-, Pharma- und Chemieindustrie können auch Verkauf und Verwendung abgelaufener Waren verhindert werden, indem betroffene Chargen rechtzeitig gesperrt werden. Sollte die Mängelursache jedoch nicht auf ein systematisches Problem der gesamten Charge zurückzuführen sein, kann die Sperre auch wieder aufgehoben werden.

3.    Minimierter wirtschaftlicher Schaden

Oft entsteht ein nicht unerheblicher wirtschaftlicher Schaden, wenn eventuelle Mängel bei einer Lieferung auftreten. Mit der Chargenverwaltung fällt der Schaden jedoch deutlich geringer aus. Denn im Falle fehlerhafter Ware ist bei eindeutiger Zuordnung der Produkte nicht die Gesamtlieferung defekt. Stattdessen kann bei Qualitätsproblemen schnell reagiert werden und es reicht dann aus, nur die Produkte aus der fehlerhaften Charge aus Lager und Produktion auszusortieren. Händler und Endkunden können zudem zeitnah über die Rückrufaktion informiert werden.

Für welche Branchen ist Chargenverwaltung relevant?

Hohe Produktqualität bei produzierenden Unternehmen ist besonders dort wichtig, wo Verbraucher durch fehlerhafte Produkte zu Schaden kommen können.

Eine lückenlose Prozessrückverfolgbarkeit hilft dabei, die Qualität auf dem notwendigen Niveau zu halten. Zum einen schützen Unternehmen damit ihr Firmen- und Produktimage; zum anderen halten sie wichtige gesetzliche Forderungen ein. Weil hier Produkte chargenweise hergestellt werden, benötigen eine spezielle Variante des Produktionsmanagements.

Für ein funktionierendes Supply Chain Management stehen solche Unternehmen vor der Herausforderung, ihr Prozessmanagement zu verbessern und Kosten zu mindern; gleichzeitig müssen sie aber die Chargenrückverfolgung von Materialien in der Lieferkette sowie in der Logistik weiter optimieren. Der Prozess beginnt schon mit der Überwachung der Rohstoffe, weiter über Produktion, Transport, Lagerung sowie Verkauf bis hin zum Endkunden. Gerade in den Bereichen Pharmazie und Lebensmittel müssen Produzenten überprüfen, ob die Qualität angelieferter Waren mit den eigenen Qualitätsstandards übereinstimmt.

Digitale Chargenverwaltung mit Sage

Eine exakte Chargenverwaltung verschafft produzierenden Unternehmen eine höhere Kontrolle über den gesamten Prozess und unterstützt sie dabei, ihre Produktion und Dokumentation zu optimieren. Die Ware lässt sich von Anfang an eindeutig zuweisen und registrieren.

Heutzutage ist eine digitale Chargenverwaltung von Vorteil. Diese kann direkt an weitere Geschäftsprozesse aus der Produktion anknüpfen und zeigt in Echtzeit an, in welcher Stufe der Lieferkette sich bestimmte Produkte gerade befinden. Bei Qualitätsproblemen können auch nachträglich Auskünfte über den Hersteller eingeholt werden. Durch das damit optimierte Qualitätsmanagement verbessert sich auch die Sicherheit von Prozessen und Produkten.
Unternehmen können einfach nachvollziehen, inwiefern welche Produktteile in der eigenen Produktion verarbeitet sind und an welche Kunden sie bereits ausgeliefert wurden.

Sage bietet deshalb produzierenden Unternehmen Lösungen für eine vereinfachte, digitale Chargenverwaltung – und das branchenunabhängig. Darüber lassen sich in wenigen Mausklicks alle Rohstoffe und Bauteile bis zum Lieferanten und Endkunden zurückverfolgen, ohne einen Mehraufwand in der Bestandsführung zu verursachen. Mit Sage 50cloud Quantum können Unternehmen ihre Warenwirtschaft selbst in die Hand nehmen, sämtliche Geschäftsprozesse digitalisieren und vereinfachen und ihren Verwaltungsaufwand reduzieren. Ebenfalls können sie die enthaltenen Funktionen rund um Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung nutzen.

Zusätzlich zu diesen Features bietet das professionelle Sage ERP-System Sage 100cloud Plus den Service, noch flexibler auf Veränderungen zu reagieren und dazu Anwendungen für einzelne Unternehmensbereiche individuell zusammenzustellen. Die Software erlaubt eine vollständige Integration von Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion für eine maximale Transparenz in der gesamten Wertschöpfungskette. Mit der integrierten Chargenverwaltung unterstützt sie bei der Qualitätssicherung und führt zu mehr Prozess- und Produktsicherheit: Daten lassen sich im Betriebsablauf ohne Zusatzaufwand erfassen, auswerten und lückenlos rückverfolgen. Dadurch lässt sich nachweisen, welche Chargen an welche Kunden ausgeliefert wurden. Dies erlaubt auch eine Risiko-Eingrenzung auf bestimmte Chargen. Unternehmen behalten nicht nur die vollständige Kontrolle über ihre Ressourcen und Prozesse. Sie wissen auch immer, ob sich ihre Produkte rechnen, weil sie mit den Lösungen von Sage unterschiedliche Kostensituationen simulieren können.

Janina Zaminer

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