Blickpunkt Workflowmanagement – Eine Definition & die wachsende Bedeutung für Unternehmen

Workflows sind wiederkehrende Abläufe in Unternehmen und Organisationen. Hierbei handelt es sich um aneinandergereihte Tätigkeiten, die sich gegenseitig bedingen. Sie können beispielsweise voneinander abhängig sein und/oder aufeinander aufbauen. Workflows sind per Definition eine Unterkategorie von (Geschäfts-)Prozessen.

Eine knappe Abgrenzung: Geschäftsprozess vs. Workflow

Ziel eines Geschäftsprozesses ist es, die Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses darzustellen. Hingegen beschäftigt sich ein Workflow thematisch mehr mit der detailgenauen, auch technischen Beschreibung von einzelnen Arbeitsschritten.

Vereinfacht lässt sich sagen, dass der Geschäftsprozess sich mit der Frage nach dem „Was“ beschäftigt, wohingegen der Workflow zusätzlich auch nach dem „Wer“ fragt.

Ein Workflow lässt sich mit einer Arbeitsanweisung gleichsetzen: Diese muss einem Mitarbeiter genau beschreiben, was zu tun ist oder ob die Umsetzung einer Aufgabe sogar automatisch erfolgen kann.

Mithilfe von digitalen Workflows können analoge Geschäftsprozesse softwaregeschützt digitalisiert und automatisiert abgebildet werden.

Natürlich benötigen Workflows eine Verwaltung. Genau aus diesem Grund gibt es das sogenannte Workflowmanagement.

Ein Workflow besteht aus einer Kette von Bedingungen und Aktionen. Der Beginn ist klar festgelegt, der Ablauf genauestens definiert und das Ergebnis steht fest.

Vergleicht man einen Workflow mit einem Modellbau, könnte man sagen, dass zu Beginn die Beschaffung des Materials steht und dann eine Kette von Aktivitäten der Vor- und Anfertigungen folgt. Daraus resultiert das fertige Modell.

Workflow-Arten in einem Betrieb

·       Posteingangsverteilung

·       Eingangsrechnungsverarbeitung

·       Beschaffungsanträge (auch Investitionsanträge genannt)

·       Genehmigungsworkflows wie beispielsweise Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen

Eingangsrechnungsverarbeitung – damals und heute

Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein wichtiger und klassischer Workflow innerhalb eines Unternehmens. Hier sollte man sich unbedingt darüber im Klaren sein, dass mehrere Fachabteilungen an diesem Prozess beteiligt sind.

Anfangs werden die eingehenden Rechnungen kopiert und in die entsprechenden Fachabteilungen zur Prüfung übergeben. Die Originalrechnungen werden meist schon in die Buchhaltung geleitet.

In manchen Unternehmen prüfen Mitarbeiter zunächst, ob Rechnungen der formalen Richtigkeit entsprechen. Ein anderer Mitarbeiter prüft das Dokument anschließend auf die sachliche Richtigkeit. Es muss abgeglichen werden, ob das, was abgerechnet wurde, auch wirklich geliefert wurde. Danach werden die Rechnungen in die Buchhaltung übergeben, wo sie gebucht und in den Zahlungslauf eingefügt werden.

Am Ende wird dann der Zahlungslauf ausgeführt.

An der Eingangsrechnung lässt sich erkennen, dass es sich hier um einen Workflow mit aufeinander aufbauenden Tätigkeiten handelt, an denen mehrere Personen beteiligt sind. All diese Tätigkeiten bedingen sich, bzw. sind voneinander abhängig.

Auf dem klassischen Weg können viele Fehlerquellen lauern und der Ablauft verläuft träge. Kommen dann noch Abwesenheiten der Workflowteilnehmer hinzu, verstreichen nur zu oft Skontofristen oder schlimmer – Zahlungsziele können nicht eingehalten werden.

In der neuen digitalisierten Arbeitswelt mit standardisierten Abläufen und automatisierten Workflowschritten entfallen die genannten Herausforderungen. Mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem können Rechnungsverarbeitungen völlig digital abgebildet werden und auch spezifische Bedürfnisse erfüllen.

Bedeutung von automatisierten, digitalen Workflows für Unternehmen

Workflows können im gesamten Unternehmen bzw. in einer gesamten Unternehmensgruppe implementiert werden – und das ortsunabhängig. Das bedeutet, dass sämtliche Unternehmensstandorte problemlos angebunden werden.

Dokumentenmanagementsysteme sowie deren dazugehörigen Lösungen stehen also allen berechtigten Anwendern zu jeder Zeit zur Verfügung.

Workflows bilden das Herzstück in ECM-Systemen (bitte erklär hier noch ECM!). Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, digitalisierte Dokumente über Workflows und ohne Medienbrüche weiterzuverarbeiten. Dafür sind eine sorgfältige Analyse und Beratung (damit die unternehmensspezifischen Strukturen auch digital abgebildet werden) mehr als ratsam.

Vor allem die gegenwärtige COVID-19 Krise zeigt Arbeitgebern- und -nehmern auf, wie wichtig die digitale Verfügbarkeit sämtlicher Unternehmensdokumente für das operative Tagesgeschäft ist. Der Zugriff auf diese sollte auch im Homeoffice möglich sein, damit Unternehmensprozesse eben nicht ins Stocken geraten, sondern weiterbestehen und wie gewohnt ablaufen. Idealerweise muss die DMS-Lösung so funktionieren, dass es vollkommen egal ist, von wo aus der Anwender arbeitet.

Aus diesem Grund bilden die Workflows (bzw. das Workflow Management) heutzutage die Basis für ein transparentes und vor allem effizientes Arbeiten innerhalb eines Unternehmens.

Dokumentenmanagementsysteme sowie speziell entwickelte Lösungen zu einzelnen Unternehmensprozessen schaffen ideale Bedingungen für die digitale Abbildung der verschiedensten Abläufe in Unternehmen.

Dadurch erhalten Unternehmen eine erhöhte Informationsverfügbarkeit, eine deutlich erhöhte Flexibilität in den Abläufen sowie eine sichtliche Minimierung von Fehlerquellen. Denn es ist möglich immer und überall einen Statusüberblick, eine Dokumentation oder ein Reporting zu jedem einzelnen Dokument oder zu jedem einzelnen Workflow zu erhalten. Sollten Workflowteilnehmer verhindert sein, können Vertreterregelungen greifen.

Dies senkt die Bearbeitungszeiten für die Mitarbeiter, steigert die Transparenz und senkt nebenbei die Kosten.

Janina Zaminer