Bezahlvorgang: 3 Dinge, die Ihnen und Ihren Kunden das Leben erleichtern

Viele denken bei Kundenservice an Produktauswahl, Einkauf und den Support. Fakturierung und Bezahlvorgang sind höchstens Randthemen – wenn überhaupt. Jedoch sollte gerade letzteres mehr an Bedeutung gewinnen. Kunden, die ihre Rechnungen schnell und einfach bezahlen können, sind zufriedener und kommen mit höherer Wahrscheinlichkeit wieder. Und noch wichtiger: Sie erhalten Ihr Geld potenziell schneller, was sich positiv auf den Cashflow auswirkt.

Vor allem der Bezahlvorgang in kleinen Unternehmen ist oft durch ineffiziente Abläufe geprägt, die unmerklich zu einem Zeitfresser werden. Tatsächlich macht die Erstellung von Rechnungen nach den neuesten Untersuchungen von Sage im Durchschnitt 14,2 % des Verwaltungsaufwands eines Unternehmens aus. Berücksichtigt man zusätzlich den Rechnungsversand, die Prüfung des Zahlungseingangs und das Nachfassen bei den 45 % der Rechnungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, so nimmt dieser Prozentsatz noch weiter zu.

1. Mehrere Zahlungsoptionen beim Bezahlvorgang

Wenn Kunden ihre Rechnungen auf eine Art und Weise bezahlen müssen, die sie nicht gewohnt sind, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Sie nehmen sich vor, sich damit zu beschäftigen, sobald sie etwas Ruhe haben… und allzu oft gerät die Rechnung dann in Vergessenheit.

Eine gute Softwarelösung bietet flexible Zahlungsoptionen, sodass jeder Kunde die Methode wählen kann, die für ihn am schnellsten, einfachsten und bequemsten ist. Das bedeutet für Sie: Schnellere Zahlungseingänge, weniger vergessene Rechnungen und weniger Nachfasszeit für nicht eingegangene Zahlungen.

Einige Anbieter binden Ihre Rechnungen in Ihr Zahlungssystem ein, sodass Kunden direkt aus der Rechnung heraus mit nur wenigen Klicks per Kreditkarte oder Lastschrift zahlen können. Das mühsame Suchen nach Bankdaten und Ausfüllen von Überweisungsträgern gehört damit der Vergangenheit an.

2. Automatisierung der Rechnungsverfolgung

Wenn Sie ein System einrichten, das Sie bei Rechnungs- und Zahlungseingängen automatisch benachrichtigt, wissen Sie genau, welche Zahlungen Sie anmahnen müssen. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand für den Abgleich von Rechnungsnummern und Kontoauszügen.

Informationen zu Zahlungsmethoden, -zeitpunkten und –beträgen werden automatisch übertragen und lassen sich mithilfe der Buchhaltungssoftware nachvollziehen.

So können Sie Ausreden von Kunden jederzeit leicht entkräften. Wenn ein Kunde behauptet, eine Rechnung nicht erhalten zu haben (was häufig vorkommt), können Sie ihm das Datum und die Uhrzeit nennen, zu denen die Rechnung laut Buchhaltungssoftware geöffnet wurde.

Sie können sogar prognostizieren, welche Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit zu spät zahlen werden, und die Rechnung entsprechend anpassen. Mithilfe von entsprechender Software lässt sich für jeden Kunden beim Erstkauf eine Risikobewertung vornehmen. Anhand dieser Daten lässt sich individuell entscheiden, welche Kredithöhe angeboten werden soll. Bei Zahlungsverzug werden automatisch Mahnungen versandt.

3. Korrekte Rechnungen

Kaum etwas ist so anstrengend und zeitaufwendig, wie das Diskutieren mit Kunden über mögliche Fehler in Rechnungen oder tatsächliche Fehler zu korrigieren, die bei manueller Bearbeitung unweigerlich entstehen. Das könnte Kunden verärgern. Resultierend daraus kann es die Kundenbeziehung beeinträchtigen. Denn niemand will seine kostbare Zeit mit solchen Ärgernissen verschwenden.

Das Ganze lässt sich mit einer Funktion der Buchhaltungssoftware, die aus einem Angebot automatisch eine Rechnung erstellt, leicht vermeiden. Wenn Ihre Lösung nicht über eine solche Funktion verfügt, kopieren Sie die Angaben im Angebot und fügen Sie sie direkt in das Rechnungsformular ein.

Wie erwähnt, bestünde die optimale Lösung natürlich darin, dass die Außendienstmitarbeiter das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln und so der Aufwand für die Finanzabteilung entfällt. Aus diesem Grund ist es am besten, sich für eine Komplettlösung mit umfassender Funktionalität zu entscheiden. Wenn alle Mitarbeiter dieselbe Plattform nutzen, ist die Einführung solcher Workflows ein Kinderspiel und das ganze Unternehmen profitiert davon.

Es ist in jedem Fall vorteilhaft, die gesamte Customer Journey in Ihre Überlegungen einzubeziehen, einschließlich frühestmöglicher Zahlungen. Mit modernen Softwarelösungen lassen sich die entsprechenden Prozesse innerhalb weniger Stunden realisieren. Nutzen Sie intelligente IT Lösungen, um die Buchhaltung zu vereinfachen, den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter zu verringern und Zeit und Geld zu sparen.

Janina Zaminer, übernommen von Oliver König