ERP-Auswahl 1: Typische Fehler, die man vermeiden sollte

So unterschiedlich Unternehmen, ihre Branchen, ihre Mitarbeiter und ihre Produkte sind, für alle gilt: Der Einsatz einer geeigneten Unternehmenssoftware hilft nicht nur bei der Unternehmensführung, sondern auch beim unternehmerischen Erfolg. Eine ERP-Lösung trägt dazu bei, das Wachstum voranzutreiben, schneller auf Veränderungen des Markts zu reagieren und so auf lange Sicht erfolgreich zu sein. Denn eine ERP-Lösung steuert sämtliche Prozesse im Unternehmen, schafft eine geeignete Informationsbasis und Transparenz über die finanzielle Situation des Betriebes, optimiert den Vertrieb und die Kommunikation mit den Kunden und macht Fertigungsprozesse effizienter.

1.   Ziele wurden nicht klar definiert

Ein neues ERP-System anzuschaffen, ist sowohl mit finanziellen als auch personellen Investitionen verbunden. Aus diesem Grund sollten im Vorhinein jene Ziele festgelegt werden, die das Unternehmen durch die Einführung eines ERP-Systems erreichen sollte. Häufig gehen diese Ziele mit der strategischen Planung des Betriebes einher, was für die Auswahl einer passenden Software / eines passenden Softwareanbieters eine wesentliche Rolle spielt. Unternehmen, die beispielsweise ein starkes Wachstum anstreben, benötigen eine andere ERP-Software als jene, die etwa „nur“ die Anbindung des eCommerce Systems an das ERP optimieren möchten.

2.   Es wurde keine Bedarfsanalyse durchgeführt

Eine Bedarfsanalyse vor der Anschaffung einer ERP-Analyse durchzuführen, ist enorm wichtig, um die Anforderungen an dieses priorisieren zu können.

Hierfür sind vorab folgende Fragen abzuklären:

• Wie ist der Ist-Zustand des Unternehmens?
• Welche Kernprozesse soll das eingeführte ERP-System verbessern?
• Wo besteht dringender Handlungsbedarf?
• Wer profitiert im Unternehmen am meisten von der ERP-Einführung?

Vor allem die zweite Frage hilft dabei, sich darüber im klaren zu werden, welche Module (Warenwirtschaft, Produktion, Rechnungswesen, etc.) bei der Auswahl des ERP-Systems von besonderer Wichtigkeit sind.

3.   Relevante Mitarbeiter werden nicht involviert

Werden Mitarbeiter, die von der Einführung eines ERP-Systems betroffen sind, nicht von Anfang an miteinbezogen, kann es passieren, dass das gesamte Projekt auf Ablehnung stößt. Um sich die Unterstützung der Mitarbeiter zu sichern, ist es unumgänglich diese an dem ERP-Projekt teilhaben zu lassen. Vor allem sollten die wichtigsten Know-How Träger aus einzelnen Abteilungen miteinbezogen werden, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

4.   IT wird nicht eingebunden

Es kann unter Umständen erforderlich sein, dass die bestehende IT-Infrastruktur durch die Einführung eines ERP-Systems angepasst werden muss, oder – aus Sicht der IT – es gibt relevante Kriterien, welche das zukünftige System erfüllen sollte.

Das „Nicht-einbinden“ der IT kann dazu führen, dass die erforderlichen Maßnahmen und die damit einhergehenden Kosten nicht berücksichtigt werden.

5.   Keine Budgetplanung

Für Unternehmen ist die Einführung eines ERP-Systems eine wichtige Investition. Aus diesem Grund ist eine Strategie hinsichtlich der Finanzierung und ein grober Budgetplan elementar. Hier fallen auch eventuell anfallende Kosten für Modernisierungsmaßnahmen der IT und des laufenden Betriebs der ERP-Software mit rein. Zu Letzterem gehören die Wartungs-/ Nutzungsgebühren für die Bereitstellung von Software-Updates sowie regelmäßig anfallende administrative Support-Tätigkeiten und Hotline und Support für die Unterstützung der Anwender.

6.   Keine konkrete Erstellung eines Zeitplans

Ein ERP-System hat signifikante Auswirkungen auf das laufende Geschäft. Die Belegschaft muss neben dem Tagesgeschäft noch Zeit aufbringen, um die Auswahl eines ERP und die Einführung zu stemmen. Des Weiteren sollten weitere Faktoren (Parallelprojekte, Saisongeschäft, Urlaub, etc.) nicht außer Acht gelassen werden. Aus diesem Grund ist es essenziell, frühzeitig mit der Planung der ERP-Auswahl und der anschließenden Projektumsetzung zu starten – das ist nämlich entscheidend für den Projekterfolg.

Es ist ratsam, sich Zeitpunkte festzulegen, wann beispielsweise die Auswahl des ERP-Systems abgeschlossen sein oder die Projektumsetzung erfolgen soll. Die Kommunikation mit der Belegschaft ist hier entscheidend, um erforderliche Kapazitäten zu sichern.

7.   Fehlende Priorisierung

Oft wollen Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems alle Verbesserungswünsche abdecken. Es ist zwar wichtig, die gewünschten Anforderungen an das ERP zu notieren, jedoch sollte man diese unbedingt priorisieren. Von „sehr wichtig“ bis „wäre wünschenswert“ können alle möglichen Kategorien verwendet werden. Sollten die Anforderungen nicht ihrer Wichtigkeit geordnet sein, kann es passieren, dass die ERP-Lösung die Planung übersteigt.

8.   Fehlende Bewertungskriterien

Die ERP-Software sollte zum Unternehmen passen. Bevor man sich kopfüber in das Auswahlverfahren stürzt, ist es hilfreich, eine Checkliste mit Bewertungskriterien zu erstellen. Diese Liste dient als Basis dafür, im Internet nach ein paar ERP-Optionen zu recherchieren. Ebenso helfen Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen, die bereits erfolgreich ein ERP-Projekt umgesetzt haben.

9.     Zu viele Anbieter bei der Endauswahl

Nachdem eine Vorauswahl an Anbietern getroffen wurde, ist es ratsam, diese mit den gewünschten Anforderungen zu kontaktieren und um eine Präsentation der Software zu bitten. Hier lässt es sich dann mit Leichtigkeit erkennen, ob die Software den Anforderungen entspricht. Da diese Phase enorm zeitaufwendig ist, sollte man sich auf eine Endauswahl von maximal drei Anbietern konzentrieren.

10.   Hektik

Der neuralgische Punkt eines jeden ERP-Projekts ist die Einführung des Live-Betriebs. Nirgendwo ist die Wahrscheinlichkeit höher zu scheitern, weshalb hier die Qualität des Projektmanagements ersichtlich wird. Aus diesem Grund ist es unverständlich, dass so viele ERP-Systeme viel zu früh eingeführt werden. Die Key User sind nicht ausreichend geschult, Funktionen unzureichend getestet und die Übernahme der Daten ist lückenhaft. Es ist wichtig, sich bei der Einführung einer ERP-Software nicht von der Hektik leiten zu lassen, um unnötige Fehler (und Kosten) zu vermeiden.

11.   Fehler beim Vergleich der Angebote

Unterschiedliche Hersteller haben unterschiedliche Lizenzmodelle. Während Anbieter A ein Kaufmodell anbietet, mit welchen eine einmalige Anschaffung der Lizenzen und einem Vertrag zur Software-Wartung erworben werden, bietet Anbieter B eine Miet-Variante. Letztere beinhaltet, in den meisten Fällen, eine laufende Miete bzw. Nutzungsgebühr, in welcher sowohl das Entgelt für die Softwarelizenzen als auch die Bereitstellung von Updates enthalten sind. Ebenso gibt es den Unterschied, ob die Software auf einem eigenen Server oder der Cloud betrieben wird.

12.   Das ERP-System gerät in Vergessenheit

Aus den Augen aus dem Sinn – kaum eingeführt, ist das ERP-System uninteressant. Gegenüber der Projektleitung wurde Lob ausgesprochen, die Geschäftsführung ist zufrieden – alles scheint zu laufen. Sieht man genauer hin, wird man erkennen, dass nun an vielen Stellen Nacharbeiten beginnen. Das neu eingeführte System muss ausführlich dokumentiert werden, einzelne Anpassungen sind von Nöten, Datenbestände müssen übertragen werden. Doch es scheint sich niemand mehr dafür zu interessieren. Es ist wichtig, auch nach der Einführung dem Projekt ERP-System Aufmerksamkeit zu schenken.

Die oben genannten 12 Punkte sind hilfreich, um die Auswahl einer ERP-Software zu erleichtern. Lesen Sie auch: ERP-Auswahl 2: Von der richtigen Auswahl zur Einführung in das Unternehmen.

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Janina Zaminer